3/3: Detaljer som kan orsaka tillgänglighetsproblem

Ibland kan ett dokument som helhet sett verka vara tillgängligt, men vid en närmare titt upptäcker man problem på detaljnivå. Det är generellt sett enkelt att konvertera ett Word- eller Powerpointdokument till en tillgänglig pdf: Genom att kontrollera att källfilen är tillgänglig och konvertera den korrekt får man en tillgänglig pdf-fil. Det finns dock en del detaljer som kan orsaka problem.

I de tidigare delarna (Tillgänglighetskraven gäller också dokument och Grunderna i hur du skapar tillgängliga dokument) i den här artikelserien har vi beskrivit hur man skapar tillgängliga dokument. I den här delen tittar vi närmare på några detaljer som kan orsaka problem och försöker ge lösningar till dem. Ett och samma problem kan lösas på många olika sätt. De tips vi ger här är alltså ett förslag på hur bristerna kan korrigeras.

Programutvecklarna arbetar kontinuerligt med att ta fram nya tillgänglighetsfunktioner. Det är därför viktigt att man om möjligt använder de senaste versionerna av programmen. När man tar i bruk en ny version är det också bra att ta reda på vilka ändringar eller nya funktioner programmen har som kan påverka tillgängligheten.

Undvik de här fallgroparna i Word

Det enklaste sättet att undvika tillgänglighetsproblem i Worddokument och i pdf-versioner av dem är att bara använda sådana element som den assisterande tekniken lätt kan hantera och som går att konvertera till pdf. Till exempel Wordart, Smartart och textlayout med tabeller är inte nödvändigtvis tillgängliga. Även bilder som har fästs vid en speciell punkt på sidan och inte är i nivå med texten är problematiska. Skärmläsare kan inte nödvändigtvis läsa sådana här bilder och alltså inte heller deras alternativtexter.

Placera inget väsentligt innehåll i sidhuvudet eller sidfoten

Sidhuvudet och sidfoten är problematiska ur ett tillgänglighetsperspektiv. Skärmläsare kan för närvarande inte berätta vad de innehåller, utan den som använder skärmläsare måste själv kunna söka efter dem i Worddokumentet. Av den här anledningen ska sidhuvudet eller sidfoten alltså inte innehålla något sådant viktigt innehåll som inte finns i brödtexten. Det är till exempel bättre att placera datum i brödtexten. Kontaktuppgifter som upprepas på varje sida och annan text som man annars bara skulle ögna förbi kan placeras i sidhuvudet eller sidfoten. Däremot bör exempelvis kontaktuppgifter för mer information ges i brödtexten.

Om man konverterar Wordfilen till pdf är det bra att känna till att innehållet i sidhuvudet och sidfoten för närvarande inte genererar de taggar som behövs i pdf-filen. För att informationen i sidhuvudet och sidfoten ska vara tillgängliga för alla användare i pdf-filen måste du korrigera pdf-filen.

Sidnumreringen finns i sidhuvudet eller sidfoten, men detta är inte ett problem om numreringen börjar från ett. Skärmläsare kan inte läsa sidnumret i sidfoten, men kan berätta för användaren vilken den aktiva sidan är.

Användning av tabeller

När du skapar tabeller som innehåller information bör du använda Words eget tabellverktyg eller importera tabellen från Excel. Fundera ändå över om en tabell är det bästa sättet att presentera information på. Särskilt stora tabeller med flera rubriknivåer är ofta svåra att förstå.

Ibland används tabeller för att gruppera texten trots att informationen som finns i tabellen inte har något tydligt jämförelseförhållande. Bedöm om det är bättre att använda punktlistor i stället för en tabell. Om det inte finns någon bra anledning att använda en tabell är det bättre att du grupperar informationen med spalter eller punktlistor.

Använd formatmallarna i Word för att skapa textens layout. Använd endast tabeller om du inte kan skapa önskad layout med hjälp av Words inbyggda format. Word är inte det perfekta programmet för att skapa tillgängligt innehåll, så i vissa fall måste man alltså göra vissa kompromisser.

Att välja lämpliga rubriknivåer

På webbsidor bör det bara finnas en huvudrubrik, det vill säga en rubrik på nivå h1. I korta Worddokument bör man tillämpa samma princip, det vill säga markera dokumentets huvudrubrik som Rubrik 1 och de andra rubrikerna som Rubrik 2 och vid behov använda fler rubriknivåer. I långa dokument med många rubriker och innehållsförteckning kan du använda Rubrik 1 för rubriker till kapitel och liknande stora avsnitt. Det här gör det enklare att skapa innehållsförteckningen när man inte behöver redigera de rubriknivåer som ska väljas till innehållsförteckningen.

Navigeringsfönstret är öppet i programmet Word. Dokumentets rubrik på nivå 1 syns till vänster och underrubrikerna är indragna till höger.

I Word kan du med hjälp av navigeringsfönstret kontrollera vilka rubriknivåer som använts i dokumentet. Du öppnar navigeringsfönstret under fliken Visa i gruppen Visa.

Flerspråkiga dokument

Ibland publicerar organisationerna flerspråkiga dokument. Det är dock bra att fundera över om en flerspråkig publikation fungerar på nätet. I tryckta publikationer är det enklare att hoppa över avsnitt på andra språk, men i exempelvis pdf-filer är det mer problematiskt. Om dokumentet innehåller delar på andra språk måste delarnas språk anges. Till exempel om dokumentets huvudspråk är finska, men det också har svenskt innehåll ska de svenska delarna markeras som svenska. Om dokumentet har mycket innehåll på andra språk kan man överväga om det skulle vara enklare att skapa och läsa enspråkiga dokument.

I ett Worddokument är en svensk text målad och i Språk-fönstret anges textens språk som svenska (Finland).

Om Words automatiska språkkontroll inte identifierar språket kan man själv ange språket genom att markera texten och välja rätt språk under fliken Granska och Språk: Ange redigeringsspråk.

Fallgropar i Powerpointdokument

Vanliga Powerpointpresentationer som används som stöd vid en muntlig presentation eller för motsvarande syfte är ofta rätt enkla. Det går tämligen lätt att tillgänglighetsanpassa dem om man följer anvisningarna och använder programmets verktyg samt kontrollerar att presentationen är tillgänglig innan man publicerar den.

De vanligaste tillgänglighetsbristerna i Powerpoint har att göra med användning av bilder, färger, former och effekter. Bara man vet hur går det också att göra de här dokumenten tillgängliga. Man bör särskilt undvika blinkande effekter och animationer. De gör presentationen otydlig, och särskilt blinkande innehåll kan till och med orsaka anfall hos vissa. Om presentationen innehåller video- eller ljudinbäddningar är det viktigt att se till att de har textning eller textmotsvarigheter.

Tänk på färger och kontraster

Det finns tre framgångskriterier i WCAG 2.1 som gäller användningen av färger. Enligt WCAG-kriteriet 1.4.1 ska man inte använda enbart färg för att förmedla information. Om presentationen till exempel innehåller stapel- eller cirkeldiagram bör du komma ihåg att skilja områdena från varandra på något annat sätt än enbart med färg. Komplettera med exempelvis mönster eller en förklarande text.

När man använder färger bör man också tänka på kontrasterna (WCAG 1.4.3 Kontrast, 1.4.11 Kontrast som inte rör text), det vill säga skillnaden i ljusintensitet mellan de ljusaste punkterna i färger som ligger intill varandra. Skillnaden anges i form av ett relationstal. Störst är kontrasten mellan svart och vitt, 21:1. Enligt WCAG-kriterierna ska kontrasten mellan vanlig text och bakgrunden vara minst 4,5:1. Mellan stor text och dess bakgrund och exempelvis olika grafikdelar räcker förhållandet 3:1.

Man behöver inte och bör inte bedöma kontrasten med blotta ögat, utan använda mätare som finns till exempel på nätet. För att mäta kontrasten behöver man i allmänhet färgens HEX- eller RGB-värde. Man får enkelt reda på en färgs RGB-värde med hjälp av Powerpoints färgverktyg.

Om du är osäker på om färgkontrasten är tillräcklig kan du snabbt ta reda på det här genom att göra presentationen svartvit eller gråskalig. Om färgerna inte går att urskilja från varandra är kontrasten för liten.

Att använda figurer och former

I Powerpoint kan man förutom text och bilder också använda olika former och andra funktioner i Ritvertyget. De används ofta för att skapa exempelvis diagram eller tankekartor. Det är bra att känna till att varje figurelement (pilar, cirklar, rektanglar osv.) är samma sak som en bild i Powerpoint. De ska alltså markeras som dekorativa (de senaste programversionerna) eller ges alternativtexter.

I fönstret Alternativtext står det följande: Innehåll som har markerats som dekorativt visar ingen beskrivning för skärmläsare.

I Office 365 Powerpoint är det möjligt att markera en bild som dekorativ. Det här görs i fönstret Alternativtext genom att markera rutan Markera som dekorativt.

Om en figur, exempelvis ett organisationsschema, består av flera olika element kan man gruppera elementen till en enda figur. På så sätt undviker man att behöva bearbeta varje element separat. I praktiken bör man också spara den grupperade delen som en bild och ge bilden en alternativtext. Om man konverterar dokumentet till pdf utan att ha sparat den grupperade figuren som en bild kan figuren, trots att den utgör en ”helhet” i Powerpoint, generera onödiga taggar i pdf-filen.

En annan sak som kan orsaka tillgänglighetsproblem är när man ska konvertera ett Powerpointdokument till pdf. För närvarande fungerar det här inte helt problemfritt i alla Powerpointversioner. Om man till exempel har figurelement i bakgrunden (färgbalk, logo) kan detta leda till onödiga taggar i pdf-filen. Man bör om möjligt kontrollera den slutliga pdf-filens tillgänglighet separat.

Olika tillgänglighetsproblem i pdf-filer

Pdf-filerna hör till de vanligaste filerna som kan laddas ner på webben. Som vi konstaterade i den förra delen är pdf-filer förknippade med vissa tillgänglighetsproblem. De bör bara användas om det är särskilt motiverat, vanligtvis för att distribuera tryckta dokument eller dokument som ska skrivas ut eller som arkiveringsformat. Om det är möjligt bör innehållet i stället hellre tillhandahållas på en webbsida.

Även om man har skapat ett enkelt pdf-dokument som uppfyller tillgänglighetskraven är dokumentet ändå inte nödvändigtvis tillgängligt för alla. Pdf-dokument är ofta utformade som A4-sidor och användaren kan inte själv enkelt ändra färg, kontrast eller teckenstorlek. Särskilt på små mobilskärmar kan det vara omöjligt att läsa pdf-dokument.

Kontrollera att dokumentet är korrekt uppmärkt

Tillgängliga pdf-dokument ska ha äkta text, inte till exempel skannad text. Av ett skannat dokument bör man åtminstone köra optisk teckenidentifiering (OCR). För att dokumentet ska vara begripligt för alla måste innehållet vara taggat, det vill säga olika innehållstyper, såsom rubriker, punktlistor, tabeller och brödtext, ska vara uppmärkta med motsvarande taggar. Med hjälp av taggarna kan hjälpprogrammen förmedla innehållet till användaren.

Fel taggar eller inga taggar alls är också de vanligaste tillgänglighetsbristerna i pdf-filer. Man kan åtgärda problemen genom att redigera källfilen, t.ex. ett Worddokument och konvertera filen på nytt till pdf. Om den ursprungliga filen inte kan användas kan pdf-filen korrigeras med programmet Adobe Acrobat Pro/DC.

Många tillgänglighetsproblem i pdf-filer beror också på att källfilen har något av följande:

  • komplexa diagram eller infografer
  • sidhuvud eller sidfötter
  • stora tabeller
  • felaktigt skapade fot- eller slutnoter
  • figurer och element som inte har markerats som dekorativa
  • felaktig läsordning
  • formulärfält som inte har bearbetats korrekt.

Vad kan problem i pdf-filer bero på?

Ett pdf-dokument kan ha bristande tillgänglighet av flera olika anledningar. Ofta ligger problemet i källfilen, till exempel att man i Worddokumentet inte har använt inbyggda rubrikformat eller inte gett bilder alternativtexter.

En annan vanlig fallgrop är att något gått fel när filen konverterades till pdf: särskilt om man använt alternativet ”Skriv ut pdf” blir filen otillgänglig. Ibland kan problemen bero på att det kommit uppdateringar eller ändringar till programmen. De här problemen går vanligtvis snabbt att reparera. Ibland används externa konverterare eller olika programtillägg för konverteringen till pdf. Sådana pdf-filer är inte nödvändigtvis tillgängliga. Om du använder andra konverterare än programmens egna exportera-funktioner eller Adobe Acrobat-tillägg ska du alltid kontrollera att slutresultatet är tillgängligt.

Ett pdf-dokuments tillgänglighet kan också bli sämre när filen bearbetas. Adobe Acrobat Pro/DC innehåller många bra egenskaper och verktyg. För att slutresultatet ska fungera är det dock viktigt att de olika stegen görs i en viss ordning. Om man till exempel reparerar läsordningen kan det bli problem med taggarna, vilket leder till en mindre tillgänglig pdf.

Känn ditt verktyg och föredra det enkla

Det är omöjligt att i en enda text behandla alla potentiella tillgänglighetsproblem som kan förekomma i olika typer av dokument. För att ha sitt på det torra bör man ha god kunskap om de program man behöver och känna till hur man kan utnyttja programmens olika verktyg och egenskaper. Ju tydligare och enklare man lyckas hålla ett dokument desto tillgängligare är det i allmänhet också.

Om exempelvis organisationens dokumentmallar, arkiveringsbestämmelser eller andra villkor sätter ramar för innehållets layout bör man på organisationsnivå ta reda på hur de här ramarna fungerar med tillgänglighetskraven och vid behov uppdatera dokumentmallarna eller anvisningarna.

Programmen utvecklas också hela tiden. Om det bara är möjligt bör man alltid ha de senaste programversionerna och lära sig använda programmens nyaste funktioner. För att producera tillgängligt innehåll krävs det också att man vid behov är beredd att uppdatera sitt eget kunnande.

Läs också

2/3: Grunderna i hur du skapar tillgängliga dokument

Läs föregående

Hur beställer man tillgängliga webbsidor?

Läs nästa